Szkice korespondencji oraz korespondencja zbiorcza
W tej instrukcji dowiesz się jak wygenerować dokument i wysłać go przez Pocztę Polską oraz jak prowadzić książkę kancelaryjną i archiwizować dokumenty w systemie Solvbot.
Jeśli chcesz przesłać swój plik Word do szablonów, zapoznaj się z wideo: Jak wygenerować dokument z szablonu | Solvbot.
Generowanie dokumentów
Dokumenty można wygenerować z zakładki Szablony:
- Z menu wybierz Szablony i kliknij Repozytorium.
- Z pomocą wyszukiwarki wyszukaj szablon lub wybierz go z listy.
- Wybierz postępowanie i adresata.
- Następnie kliknij “Wygeneruj dokument”.
Jeśli chcesz wygenerować dokument pod określonym postępowaniem:
- Wyszukaj i wejdź na postępowanie.
- Wejdź na zakładkę, z pomocą której możesz wygenerować dany dokument, np. w zakładce Inwentarz możesz wygenerować spis inwentarza, a w zakładce Wierzytelności – listę wierzytelności.
- Wygeneruj dokument i pobierz go.
Tworzenie korespondencji
Jeśli chcesz utworzyć korespondencję związaną z wygenerowanym dokumentem:
- Zamiast klikać “Pobierz” wybierz opcję “Utwórz korespondencję”.
- Określ nadawcę i nadaj tytuł (te dane mogą być automatycznie podstawione przez system).
- Kliknij “Utwórz”.
Solvbot utworzył korespondencję zbiorczą w postaci szkiców, którym nie został jeszcze przypisany numer w książce kancelaryjnej.
Rejestrowanie korespondencji
Aby wysłać te szkice i zarejestrować je w korespondencji:
- Kliknij w prawym górnym rogu “Konwertuj szkice”.
- Określ wartość znaczków pocztowych oraz datę wysłania.
- Kliknij “Konwertuj”.
Teraz w korespondencji zostały zarejestrowane pisma i na liście korespondencji możesz podglądnąć dokument i przypisaną mu liczbę porządkową, adresata, typ korespondencji i inne.
Wysyłanie dokumentów
Solvbot daje dwie możliwości przekazania korespondencji na pocztę.
Pierwszy sposób związany jest z wysyłaniem korespondencji przez portal eNadawca. Jeśli chcesz zapoznać się z informacją jak Solvbot integruje się systemem eNadawca, przejdź do następującego nagrania: Elektroniczny Nadawca Poczty Polskiej.
Drugi sposób polega na utworzeniu z pomocą systemu Solvbot druków pocztowych:
- W zakładce Korespondencja zbiorcza przejedź do dołu ekranu.
- Następnie kliknij “Utwórz druki pocztowe”.
- Wybierz szablon druku pocztowego, np. “Koperta C5 (z nadawcą)”.
- Kliknij “Wygeneruj”, a następnie “Pobierz dokument”.
Potwierdzenie nadania
W systemie Solvbot możesz również wygenerować potwierdzenie nadania w formie tabeli. W miejscu, w którym możesz wybrać szablon do wygenerowania, wybierz z listy “Potwierdzenie nadania (tabela)” i pobierz dokument.
Jeśli wysłałeś listy na Poczcie Polskiej, otrzymałeś potwierdzenie nadania, a następnie chcesz je zeskanować i podpiąć pod korespondencję:
- Wejdź w korespondencję, do której chcesz podpiąć skan potwierdzenia nadania.
- Przejdź na zakładkę Skany i kliknij “Przypnij skan”.
- Wybierz z listy skan, który umieściłeś w systemie.
- Następnie kliknij “Zapisz”.
W systemie została zarejestrowana korespondencja oraz podpięte skany z książki nadawczej.
Każdy dokument zarejestrowany w systemie jako korespondencja do wielu adresatów posiada zakładkę korespondencja zbiorcza z opisem dot. tej korespondencji. Obok jest też zakładka, w której można podejrzeć skany.
