Solvbot daje możliwość liczenia czasu pracy poświęconego na różne czynności w toku danego postępowania. Pozwala to oszacować i zoptymalizować czas przeznaczony na daną sprawę, a także ułatwia rozliczenie godzin zarówno z klientami, jaki i z pracownikami kancelarii.

Czas pracy możesz rejestrować za pomocą licznika lub wprowadzać ręcznie. Dodatkowo możesz na bieżąco śledzić statystyki czasu zarejestrowanego przez pracowników i czasu poświęconego dla każdego klienta. Dzięki temu wiesz co się dzieje w kancelarii i z łatwością zarządzasz pracą.

Rejestrowanie czasu pracy bieżącej

Wygodnym sposobem liczenia czasu pracy jest użycie stopera. Jeśli rejestrowany czas ma dotyczyć konkretnego postępowania, wystarczy na nie wejść i system automatycznie odnotuje to postępowanie.

Aby rozpocząć automatyczne liczenie czasu pracy bez określonego postępowania:

1. Kliknij w prawym górnym rogu ikonę licznika czasu.
2. Wybierz postępowanie. Możesz to uzupełnić przy zapisie czasu pracy.
3. Opcjonalnie możesz podpiąć czas pracy do konkretnego zadania. Pamiętaj, że aby to zrobić, należy w pierwszej kolejności wprowadzić zadanie. Jakie są korzyści takiego rozwiązania dowiesz się z tego artykułu: Rejestrowanie czasu na zadaniach.
4. Przy polu „Opis czynności” napisz nazwę czynności, którą będziesz wykonywać. Możesz to też uzupełnić po zakończeniu tej czynności.
5. Kliknij “Start”. W tym momencie rozpocznie się liczenie czasu.

Zatrzymanie liczenia czasu pracy

W każdym momencie możesz zatrzymać liczenie czasu, aby to zrobić:

1. Kliknij w prawym górnym rogu ikonę licznika czasu.
2. Wybierz “Pauza” i zamknij okienko.

Wznowienie liczenia czasu pracy

Równie łatwo możesz wznowić liczenie czasu:

1. Kliknij w prawym górnym rogu ikonę licznika czasu.
2. Wybierz “Wznów” i zamknij okienko.

Zapis zarejestrowanego automatycznie czasu pracy

Aby zakończyć i zapisać liczenie czasu pracy:

1. Kliknij w prawym górnym rogu ikonę liczenia czasu.
2. Wybierz „Zakończ”.
3. Na koniec edytuj dane, jeśli coś uległo zmianie i kliknij „Zapisz”.

Rejestrowanie czasu pracy wykonanej

Czasem zdarza się pomóc klientowi w trakcie jednego telefonu lub na spotkaniu. Warto pamiętać, aby rejestrować również pracę, która już była wykonana wcześniej i której nie mogliśmy zarejestrować automatycznie. Aby to zrobić:

1. Wejdź na postępowanie, w którym chcesz zarejestrować czas pracy.
2. Przejdź do zakładki Karta pracy.

3. Kliknij w prawym górnym rogu przycisk Zarejestruj pracę.

4. Wybierz zadanie, w którym chcesz zarejestrować czynność.

5. Dodaj opis czynności, określ osobę za nią odpowiedzialną.

6. Zaznacz datę wykonywania czynności i określ ile czasu zostało poświęcone tej pracy.

7. Na koniec kliknij “Zapisz”.

Edytowanie zarejestrowanego czasu pracy

Aby edytować pozycję w zakładce Karta pracy:

1. W kolumnie Czynności przy pozycji, którą chcesz edytować, kliknij ikonę z trzema kropkami i wybierz “Edytuj”.
2. Po edycji danych kliknij “Zapisz”, żeby utrwalić zmianę.

Podgląd zarejestrowanego czasu pracy

Przeglądanie karty pracy w Solvbot możliwe jest na dwóch widokach. Pierwszy to zakładka Karta pracy na postępowaniu. Drugi widok jest dostępny z menu głównego w zakładce Czas pracy -> Zarejestrowany czas pracy. Na tym ekranie widoczne są zapisane czynności dla wszystkich postępowań, w których liczono czas pracy.

Eksportowanie czasu pracy do pliku Excel

W Solvbot istnieje również możliwość pobrania rejestru czasu pracy, dzięki temu nie musisz nic podliczać ani uzupełniać. Uzupełniony gotowy dokumenty wystarczy wygenerować i pobrać. Aby eksportować dane dotyczące czasu pracy do Excela:

1. Wejdź do zakładki Karta pracy na postępowaniu lub z menu głównego Czas pracy -> Zarejestrowany czas pracy.
2. Obok przycisku “Zarejestruj pracę” kliknij ikonę z trzema kropkami i wybierz “Eksportuj dla postępowania” lub „Eksportuj dla wybranego miesiąca” w zależności jakie dane potrzebujesz.
3. Zaznacz postępowanie lub miesiąc, z którego dane powinny zostać przeniesione do pliku i kliknij “Wygeneruj”.
4. Następnie pobierz wygenerowany plik.
5. Po otwarciu pliku Excel kliknij na żółtym komunikacie przycisk “Włącz edytowanie”, aby uruchomić sumowanie godzin. Formuły sumujące godziny pracy nie działają w wersji do odczytu.

Statystyki czasu pracy

W Solvbot istnieje możliwość śledzenia na bieżąco czasu pracy zarejestrowanego przez poszczególnych pracowników kancelarii oraz czasu poświęconego dla każdego klienta w określonym czasie.

Aby zapoznać się ze statystykami:

1. Z menu głównego kliknij zakładkę Czas pracy. Wybierz Statystyki.
2. Następnie zostań w zakładce Praca zarejestrowana przez pracowników lub przejdź do zakładki Praca zarejestrowana dla klientów.
3. Możesz również użyć filtrów, aby przyjrzeć się statystykom za dany okres.  Przykładowo jeśli chcesz widzieć tylko wybranych klientów, pozostałych możesz odznaczyć klikając na ich nazwę.

Dzięki funkcjonalności zautomatyzowanego liczenia pracy w łatwy sposób masz kontrolę nad tym co dzieje się w kancelarii oraz ile czasu potrzeba na konkretną czynność. Pozwala to na optymalizację pracy, oszacowanie na przyszłość, ile czasu potrzeba na wykonanie danych czynności. Dodatkowo masz pewność, że nic nie pominiesz w rozliczeniu z klientami kancelarii.